Por Lola García, Directora de Soluciones Eficaces .
Las personas somos seres sociales y podemos prescindir de realizar actividades en común pero lo que no podemos es dejar de hablar; para ello, usamos el lenguaje como herramienta para comunicarnos. Como decía Unamuno: “el voto más difícil de seguir por las personas no es de la castidad, sino el del silencio”.
Además de hablar, necesitamos que las personas que se relacionan con nosotros nos respondan, nos den réplica, nos saluden, en resumen, necesitamos entablar una conversación. Muchas veces estas situaciones son poco trascendentes y son conversaciones triviales o simplemente, de saludo, pero si faltan, nos sentimos ignorados o apartados. Piense, por ejemplo, si un compañero suyo o su jefe no le dirige la palabra, o se acerca a un grupo de personas y cuando se integra en la conversación, todo el mundo se calla, sentirá un gran vacío y pensará ¡tierra trágame!.
Por tanto, las personas necesitamos algo más que comunicarnos, necesitamos de las palabras para sentirnos aceptados o transmitir el mensaje deseado y poder utilizarlas para: convencer a nuestro cliente, confundir al adversario, imponerse a un competidor, expresar simpatía o desagrado, hacer amigos o enemigos, alabar o insultar, hacer feliz a los que nos rodean, etc.
Evidentemente, el lenguaje nos ofrece numerosas posibilidades que se pueden resumir en que los seres humanos tenemos la necesidad de comunicarnos con nuestro entorno, no sólo hablando, sino también, siendo escuchados. Precisamos transmitir información, compartir sentimientos, entretenernos, que nos comprendan o entablar relaciones. Si conocemos las razones por las cuales buscamos la comunicación, lo haremos de una manera más eficaz y seremos capaces de conseguir nuestros objetivos.
Sabiendo que contamos con una herramienta en nuestro interior que nos puede ayudar a
conseguir lo que buscamos ¿por qué no empezar a utilizarla de inmediato?Antes de comenzar, debemos saber que todas las personas tenemos unas necesidades básicas que satisfacer y que Maslow definía en su famosa Pirámide, hasta no tener cubiertas las necesidades más primordiales, nos podemos seguir avanzando. Pues en la comunicación pasa lo mismo, existe una escala de valores que debemos atender a la hora de interpretar o que nos interpreten un mensaje, para lograr con mayor eficacia nuestros objetivos de comunicación.
Extrapolando la teoría de Maslow, podemos definir estas necesidades o escala de valores, que condicionan la comunicación, como: vitales, de seguridad, integración, estimación y realización; sólo si se tienen satisfechas las necesidades del nivel precedente sentimos el impulso de avanzar en las siguientes; ser consciente de esto, nos resultará interesante para mejorar en la forma en la que nos comunicamos con los demás.
Hagamos algunas reflexiones sobre esta cuestión. Imaginemos que estamos hablando con una persona que tiene problemas económicos: no puede llegar a final de mes, no puede pagar a los proveedores, etc., si intentamos venderle algo, con toda seguridad, no conseguiremos nuestros objetivos, ya que estará pensando en estas cuestiones y no será receptiva a nuestra propuesta. Lo mismo nos pasará si ha tenido un problema con un material suministrado, similar al nuestro, y que le ha generado graves inconvenientes en su trabajo; no escuchará las excelencias de nuestro producto hasta no escuchar algo que le ofrezca la seguridad o resuelva los problemas que ha tenido. Si tomamos consciencia de estos temas y aprendemos a escuchar a las personas y lo que les preocupa, mejoraremos en nuestra comunicación hacia ellos.
Conociendo estas razones y siendo conscientes qué debemos intuir, lo que piensa o siente nuestro interlocutor, pasemos a ver como podemos ser pro-activos y acercarnos a las personas de nuestro entorno y potenciar nuestra comunicación para mejorar nuestras relaciones personales y profesionales.
Para que una empresa funcione necesita de las personas que colaboran en ella, de proveedores que cubran y suministren lo que necesita y de clientes que compren sus productos o servicios; lo habitual, es que se mantengan relaciones fluidas con todos ellos, pero en alguna ocasión le habrá pasado que a un cliente, que últimamente no le ha comprado, le ha dejado de llamar o de enviar información; o aquel proveedor que le vende productos interesantes, ahora no viene a visitarte y ha cambiado por otro, que pasa regularmente para conocer sus necesidades; o quizás las personas que trabajan con usted se sienten un poco desmotivadas o su interés por la empresa ha decaído.
Pues vamos a ver algunos trucos para retomar estas situaciones:
El comienzo del nuevo año. Es un momento maravilloso para hacer esa llamada
que lleva tiempo pensando que debe hacer pero que no encuentra una ocasión ideal para hacerla. Es un periodo, en el que se reciben y se hacen muchas llamadas para desear lo mejor para este año; aproveche la ocasión y haga las llamadas que tiene pendientes, sin olvidar que también debe felicitar al resto.Las vacaciones. También es una buena época para aproximarse o realizar algunos contactos que había dejado de lado. Es una acción muy positiva, ya que se va a preocupar por algo que les divierte e ilusiona.
Cumpleaños, onomásticas u otros temas personales. Si tiene una base de datos y va anotando fechas importantes de sus clientes, colaboradores o proveedores, les sorprenderá gratamente si se acuerda de días tan señalados para ellos. También si se entera que van a tener un hijo o se van a casar, una llamada para dar la enhorabuena, incrementa la posibilidad de mejora en esta relación.
Entrega o recepción de un pedido. Que mejor momento para estrechar lazos que interesarse por conocer si todo ha llegado de forma correcta; su cliente se sorprenderá de esta llamada y en algunas ocasiones, recelará de ella, pero cuando vea que simplemente deseaba conocer que todo estaba correcto, su confianza se reforzará; lo mismo sucederá si llama a un proveedor para decirle que todo ha llegado de forma correcta o que le ha sorprendido alguna innovación que haya hecho, robustecerá la relación con su empresa y con usted.
Ascensos, premios o la firma de un contrato o pedido. Cualquier ocasión para acercarse a una persona para felicitarla o reconocer su valía, ofrece un grado de acercamiento y de sentimientos de gratitud. No es muy habitual que las personas se alegren de los éxitos obtenidos por otras, por tanto, se agradece mucho recibir este tipo de felicitaciones. Lo mismo sucede cuando se consigue un gran contrato o pedido, que permite el crecimiento de una empresa, muchos, sienten una envidia insana que les impide crecer, su actitud debe ser alegrarse y reconocer el triunfo obtenido.
Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Que mejor momento para aproximarnos a nuestros clientes que cuando tenemos algo nuevo que comunicar. Además de las promociones y la publicidad que tenga planificadas, ocúpese de llamar personalmente a sus clientes y contarles la magnífica noticia. La ilusión que usted sienta, será capaz de transmitirla y tendrá la oportunidad de enamorar a sus clientes con su nuevo producto o servicio.
Recomendaciones e instrucciones de nuestros productos o servicios. Muchas veces damos por hecho que nuestros clientes conocen o saben, cómo utilizar nuestros productos o servicios o cómo sacar más provecho de ellos. Pues nunca dé por supuesto este asunto y llámeles para ofrecerles consejo y asesoramiento, es un valor añadido que le agradecerán muchísimo.
Quejas y reclamaciones. Estas son situaciones poco agradables pero a las que puede sacar mucho provecho. No hay nada peor que un cliente insatisfecho y en muchas ocasiones, éste ni siquiera llama para quejarse o reclamar, simplemente, deja de comprar, por eso, cuando un cliente nos llame, enfadado por algo que no se ha hecho bien, le ha llegado en malas condiciones o no cumple sus expectativas, siempre debemos atender su llamada. Si intentamos capear el temporal ignorando la situación, tendremos a una persona encolerizada y que no hablará muy bien de nosotros o de nuestra empresa, así que aproveche esta ocasión para escuchar todo lo negativo, deje que le cuente con detalle lo que le ha sucedido, no le interrumpa cuando él hable, deje que se desfogue y luego, ofrézcale una solución o transmítale que va a averiguar lo que ha sucedido y cómo puede arreglar esta cuestión; tan pronto como tenga una solución, llámele y deje resuelta este asunto, eso sí, no deje pasar mucho tiempo.
En el ámbito interno de la empresa y con las personas que colaboramos todos los días, debemos establecer métodos para buscar el acercamiento. El grado de contento y satisfacción de las personas que trabajan en una empresa, no siempre va unido con el salario o las posibilidades de promoción, sino que en muchas ocasiones, algunas muestras de aprecio, atención o reconocimiento, son suficientes para elevar la moral del equipo humano. Además de los trucos anteriores, extrapolados a este contexto, le ofrecemos dos ideas para alcanzar un mejoramiento en su comunicación:
Informe o nota interna. El próximo día que vaya a distribuir un informe o una nota interna,
hágalo personalmente. Cuando se lo entregue a la persona a la que va dirigido, entable una conversación con ella, pregunte como se encuentra, qué espera, averigüe que le parece, y si necesita ver la información que le lleva, ofrézcale la posibilidad de que le cuente su opinión, una vez leído.Reconocimiento y halago por el trabajo bien hecho. Todas las personas intentamos que se nos preste atención y que se reconozcan nuestras virtudes. Sentirse aceptadas y reconocidas forma parte de las necesidades elementales y agradecer, en el momento adecuado el esfuerzo realizado, renueva las fuerzas y refuerza la confianza de uno mismo, y no hay un motor más potente, que la energía que se genera por alguien que se siente bien y reconocido, lo mismo que usted, al alegrarse por los logros de los demás.
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